ありえないアクシデントの渦中から生まれたタスク管理フォーム わが社の仕事は、毎週木曜日がピークだ。木曜日の夕方に製本が終わった絵本を引き取り、持ち帰って検品を始める。しかし、金曜日に一ヵ月健診がある患者さんの絵本がある場合は、パッケージに入れて梱包し翌日到着するように発送する。しかし、夕方の時間には既に郵便局の集荷は終わっている。したがって、宅配会社のセンターに持ち込むことになる。 車で10分ほどの宅配センターに着いたのは、8時少し前だった。トラックの最終便が出発するのは午後8時なので、発車前であることを確認して荷物を差し出す。今日の金曜日は、群馬県・宇都宮市の産婦人科と、茨木県・ひたちなか市の産婦人科二箇所に、1ヵ月検診の患者さんを控えていたため、昨晩大急ぎで梱包して間に合うように到着した。 今朝になって、宇都宮の産婦人科から電話があった。絵本が届いていないという。送り状の番号で追跡調査をしてみたら、ちゃんと引き受けたという記録があった。そこで、宇都宮の営業所と近所の営業所の両方に電話をしてみた。すると、データとして上がっていないという。 絵本を持ち込んで発送した近所の宅配センターの人から、もしかしたら発送せずに倉庫の中にあるかもしれないので、調べますと言われてしまった。1時間ほど経って電話があり、荷物が2つとも発送せずに保管してあると言われた。大変なことになってしまった。 最近は、インターネットで購入する人が急増しており、配達に行っても不在だったりして宅配外車の負担が大きくなっているらしい。それで業界最大手のクロネコヤマトが値上げをしたと聞いている。平均単価数百円の送料の膨大な数の荷物を扱うのだから、どこかで夫と集中力が途切れ、うっかりしてしまうこともあるだろう。あまり強硬にクレームをしても、当の担当者の方が車内で責められ、ついには失職したりうつ病になってもらっては困る。なのでどの宅配会社だったかには触れない。 病院に事情を話し、何度も電話で打ち合わせをした。その事実が判明した時点では、どう対応するのがベストなのか思い浮かばなかった。なぜなら、明日も一ヵ月健診の患者さんが何人もクリニックに来るため、発送を一日延ばしてしまうと事態がが複雑になってしまう。 結局は納品書と受領書を作り直し、間に合わなかった絵本を荷物から抜いて、ご自宅に直送することにした。それがベストの選択肢だと確信するまで、頭の中は堂々巡りだった。両方のクリニックに何度も電話し、わが社の落ち度ではないものの何度もお詫びした。宅配会社にも何度も電話して、善後策を協議した。 通常では起こり得ないアクシデントが起きてしまったので、私自身も脳内が少々パニック状態になってしまった。 今日は朝から、私なりのタスク管理方法を考えていた。ちょうど今日のように、電話中に電話が入り、即対応しなければならないメールが入り、なおかつそんな最中に遅れている案件を思い出し、書店さんからの注文電話が入り、リース会社からは再リース契約についての打ち合わせ電話が入る。文字通り、処理案件の洪水が押し寄せた。 これまでに、何種類ものタスク管理ソフトを試してみたことがある。ポストイットを使ったりなど、いろいろな方法にもチャレンジした。最終結論としては、常に手元にメモできる紙があり、思い出した案件や対応しなければいけない案件を、即メモることが最善の方法だという結論になっていた。文具の伊東屋に行き、いろいろなサイズや形状のメモパッドを購入して試した。記入した瞬間までは問題がない。何が問題かというと、紙にメモをした用紙自体がどこかに紛れ込んでしまったり、次々と上に新たな用紙が乗っかるため、最終的には目が届かなくなってしまう。せっかくの方法だが、デジタル検索できるデータではないのである意味では失敗作だった。 過去の数々の苦い失敗経験を生かし、何とか私の状況に適合したタスク管理方法が作れないかと考えてみた。結論は、とてもシンプルなタスク・リストフォームを作成し、A4サイズのバインダーに閉じてメモもすることにした。伊東屋で購入したバインダーには、2枚の半透明のビニール袋が綴じ込まれ、大きなポケットも付いている。これだと、納付書や資料などを区分して一緒に携帯できるのでとても便利だ。 午後から、印刷したこのフォームを使い始めた。なるべくすぐそばに置いて、何か思い出したらすぐにメモするようにした。1ページに21案件を記録することができる。この時間までに30以上のタスクリストを作成することができた。気を張って、忘れないようにという努力を常にすることは、時として苦痛を伴う。何かに夢中になったり、突発的に何かが起こってしまうと、記憶に留めてすぐに処理しようと思っていたことも、きれいに忘れ去られてしまう。それは大変なストレスだ。だからたとえなぐり書きであっても、後で読み返していつでも思い出せる状態にあるというのは、脳への負担を軽くしストレスから解放されることを実感している。 もちろん、時々時間を確保して作成したタスクリストをデジタル化すれば、理想的だ。スケジュールであればGoogleカレンダーに入れる。 内容によっては、Evernoteに作成したノートブックにノートを作って記録する。そうなると完璧だろう。 遅まきながら昨日発見したのだが、これまではPDFファイルをiBooksに保存して読むようにしていた。ところが、Evernoteを使うとpdfファイル、wordファイル、excelファイル、さらにはYouTube動画をAiryというソフトで、デスクトップにダウンロードファイルなども全て、Evernoteのノートにドラッグアンドドロップで保存することができる。これは私にとって非常に便利であり、機能的でもあって私自身の個人的な機能も拡張される。 あらゆる情報を1つのシステムで管理し、いつでも手が届くようにできれば時間と労力の節約になり、もちろんストレスの軽減にもつながる。 今日作成した、とてもシンプルなタスク・リストフォームを、ご参考まで以下にご紹介する。ひと目見た瞬間、どこに機能性があるのかと思われるだろう。しかし、これまでタスク管理でさんざん苦労してきた私にとって、非常に原始的ではあるが、次にデジタル化したりIT機器と連動させることにより、非常に高い拡張性があると確信している。要するに、最も苦心したポイントは、思い浮かんだことを記憶という脆弱な領域に保存するのではなく、紙に記録することができて、さらには散逸しない環境を構築する・ ・ ・そうすることによって、自分の視野の中に処理すべき案件を常に視野に入れられるようになる。これが最大の収穫である。
by hirune-neko
| 2017-03-04 00:34
| 現実的なお話し
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・1951年
小さいころ、雨ざらしで目ヤニだらけの捨てネコを拾ってきては、親から小言をいわれる。小学校低学年の音楽と図工は通信簿が「2」。中学からバスケを始めるも、高校2年で部活を止め、ジャズ喫茶通いが日課となる。授業が退屈でがまんできず、短編小説を書いては授業中のクラスで強制的に回覧させ、同級生の晩学を妨げることしばしば。早く卒業してほしいと、とくに物理の先生が嘆いていたようだ。ビル・エバンス、チャーリー・パーカー、ジョン・コルトレーンに心酔。受験勉強をすっかり怠り、頭の中は浸水状態。 ・1969年 中央大学経済学部入学 まぐれで合格するも、東大安田闘争・70年安保闘争などの影響で神田界隈はマヒ状態。連日機動隊がやってきて大学はロックアウト・封鎖の繰り返し。すっかり希望を失い、大いなる時間の浪費が始まる。記憶に残っているのは、ジャズを聴いたこと、大学ノートに何やら書きなぐったこと、ぼーっと考えごとをすること。数限りなく、雑多なアルバイトをやったこと。一応は無難にこなした・・・はずだ。いろいろ本を買いあさったが「積ん読状態」で、ただ、アルベール・カミュの作品には衝撃を受ける。それと、寮生活だったので、嫌いだった納豆を食べられるようになったのは、収穫だった。 ・1974年 同大学卒業 1年留年し、5年かけてなんとか卒業。理由は単位を落としたからだが、結局5年間の学生生活で授業に出席したのは、おそらく数十日ではなかったろうか。毎回レポート試験で単位をいただいたが、ほとんどは寮生仲間に「餃子ライス」を報酬に、作成を代行してもらった。今さら卒業証書を返還せよといわれても、もう時効だろう。白門同窓生の恥部であることは、重々自覚している。 ・2006年 現在に至る プロポーズしたら1週間待ってくれという。そんなに待てないといったら、翌日ハート型のケーキを焼いて待っていてくれた。世の中には奇特な女性がいるものだ。おまけに4人も子どもを産み育ててくれて・・・育児放棄の夫に寛大な女性で・・・おまけに子どもたちは・・・三人の息子と息子のような娘が一人なのだが・・・父親を反面教師として、なんとか実社会に順応している。大したものだ。わが家には、「親の七光り」など存在せず、「子の七光り」で恩恵をいただいているようなものだ。 ・2010年 宇宙の旅 人生も、それなりに辛抱して生きていれば、悪いことばかりではないなと思っている。2010年には、どこで何をしていることやら。宇宙のチリになっているのか、地中に埋もれているのか、はたまた相変わらず時間を見つけては昼寝三昧なのか、こればかりは全く予測がつかない。 ・現在 このブログを始めた頃、2010年なんてずっと未来の存在だった。でも、気がついてみたら2010年はすでに過去のできごとになってしまった。2013年になり、もうじき2014年になろうとしているこの時期に、改めてブログに書き残された何編もの雑文が、自分の心の軌跡という遺産になっていることを感じている。6年前に「昼寝ネコの雑記帳」という単行本を出版した。最近は「続・昼寝ネコの雑記帳~創作短編集」を発刊しようと、密かに機会を窺っている。 お気に入りブログ
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